Wertgutscheine#
Wertgutscheine sind Produkte, die Sie in Ihren Shops verkaufen können. Ihre Kund*innen können sie dann als Zahlungsmethode beim Einkauf in Ihren Shops einsetzen. Wertgutscheine fungieren als Zahlungsmethode und können wie jeder andere Zahlungsdienstleister aktiviert oder deaktiviert werden. Der Unterschied zu anderen Zahlungsdienstleistern besteht lediglich darin, dass es für Wertgutscheine keine spezielle Erweiterung gibt, da sie eine Kernfunktion der pretix-Software darstellen.
Wertgutscheine sind nicht zu verwechseln mit Gutscheinen. Im Gegensatz zu Gutscheinen entsprechen Wertgutscheine immer einem festen Geldbetrag, der von der Gesamtsumme einer Bestellung abgezogen wird. Wertgutscheine können nicht für einen Rabatt vom Wert gekaufter Produkte eingesetzt werden und eigenen sich deshalb nicht für Promotionaktionen. Außerdem können Sie Wertgutscheine – anders als Gutscheine – bei verschiedenen Veranstaltungen und Veranstaltern einsetzen. Wertgutscheine wirken sich nicht auf die Verfügbarkeit und die Sichtbarkeit bestimmter Produkte aus.
Hinweis
pretix behandelt Wertgutscheine als "Mehrzweckgutscheine" entsprechend der EU-Richtline 2016/1065 vom 27. Juni 2016. pretix unterstützt das Erheben von Steuern auf den Verkauf von Wertgutscheinen nicht. Stattdessen werden Steuern immer bei dem Kauf abgerechnet, für den der jeweilige Wertgutschein verwendet wird.
Voraussetzungen#
Damit Sie Wertgutscheine bei einer Veranstaltung als Zahlungsmethode einsetzen können, müssen Sie diese für die Veranstaltung aktivieren. Wertgutscheine sind standardmäßig aktiviert. Falls sie nicht aktiviert sind, dann können Sie sie aktivieren, indem Sie zu NavigationspfadIhre Veranstaltung dann Einstellungen dann Zahlung navigieren. Klicken Sie dann auf den Button Einstellungen neben "Wertgutscheine" und aktivieren das Kontrollkästchen neben "Zahlungsmethode aktivieren" oben auf der Seite.
Der Verkauf von Wertgutscheinen erfolgt bei pretix ausschließlich mit einem Steuersatz von 0 %. Die Umsatzsteuer wird auf den Einkauf erhoben, der mit dem Wertgutschein getätigt wird – nicht auf den Kauf des Wertgutscheins selbst. Dies entspricht der steuerrechtlichen Regelung für Mehrzweckgutscheine in Deutschland und weiteren Ländern.
Bevor Sie einen Wertgutschein erstellen, müssen Sie eine Steuer-Regel mit einem Satz von 0 % anlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Navigieren Sie zu NavigationspfadIhre Veranstaltung dann Einstellungen dann Steuern, klicken Sie auf den Button Neue Steuer-Regel erstellen, setzen Sie das Feld "Steuersatz" auf 0,00 % und speichern Sie diese Regel unter einem eindeutigen internen Namen.
Warning
The pretix Documentation is not legal or financial advice. Please consult a tax advisor before setting the tax rules for your shop. We do not assume any liability for the correct handling of taxes in your ticket shop.
Allgemeine Verwendung#
Standardmäßig sind Wertgutscheine unbefristet gültig, verfügen über 12-stellige Codes und werden ohne Einschränkungen als Zahlungsmethode für alle neu erstellten Veranstaltungen akzeptiert. In den nächsten beiden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie diese Einstellungen ändern können.
Gültigkeitsdauer von Wertgutscheinen und Länge des Codes#
Die allgemeinen Einstellungen für Wertgutscheine finden Sie auf Ihrer Verantalter-Seite. Die Einstellungen auf der Veranstalter-Ebene gelten nur für Wertgutscheine, die Sie nach dem Speichern dieser Einstellungen ausstellen. Sie gelten nicht rückwirkend für bereits erstellte Wertgutscheine. Es ist deshalb empfehlenswert, dass Sie zuerst diesen Unterabschnitt lesen und finale Entscheidungen zu diesen Einstellungen zu treffen, bevor Sie Wertgutscheine verkaufen oder manuell ausstellen.
Navigieren Sie zu: NavigationspfadIhr Veranstalter dann Einstellungen dann Allgemein und wechseln Sie zum Reiter "Wertgutscheine". Auf dieser Seite können Sie die Einstellungen für Wertgutscheine auf Veranstalter-Ebene anpassen. Im Feld "Gültigkeit von Wertgutscheinen in Jahren" können Sie festlegen, wie viele Jahre Ihre Wertgustscheine gültig sein sollen. Sie können nur ganze Zahlen in dieses Feld eingeben.
Das genaue Ablaufdatum ist immer das Ende des Kalenderjahres, in dem die angegebene Zeit endet. Wenn Sie beispielsweise die Zahl 1 in das Feld eingeben und dann im Jahr 2025 einen Wertgutschein erstellen, dann ist dieser bis zum 31. Dezember 2026 um Mitternacht gültig. Dieses Feld ist standardmäßig leer. Mit dieser Einstellung sind Wertgutscheine unbegrenzt gültig. Beim manuellen Ausstellen von Wertgutscheinen können Sie ein individuelles Ablaufdatum festlegen, das vor oder nach dem Ende des hier eingetragenen Zeitraums liegt.
Warnung
In vielen Rechtssystemen ist für Wertgutscheine eine Mindestgültigkeitsdauer von drei Jahren vorgeschrieben. Wir empfehlen Ihnen, sich juristisch beraten zu lassen, bevor Sie die Gültigkeitsdauer für Wertgutscheine beschränken.
Auf dieser Seite können Sie außerdem die Länge der in Ihrem Shop erstellten Wertgutschein-Codes festlegen. Die Standardlänge beträgt 12 Ziffern, das Minimum sind 6 Ziffern und das Maximum 64 Ziffern. Wir empfehlen, die standardmäßig vorgegebene Länge von 12 Zeichen beizubehalten, sofern es keinen speziellen Grund gibt, diese zu ändern.
Wertgutscheine als Zahlungsmethode einrichten#
Wertgutscheine, die über Ihr Veranstalterkonto ausgestellt wurden, gelten für jedes Event, das von diesem Veranstalterkonto erstellt wurde. Bei neu erstellten Events sind Wertgutscheine standardmäßig als Zahlungsmethode aktiviert. In der Kund*innenansicht Ihrer Shops ist die Option für die Zahlung mit Wertgutschein ausgeblendet, bis Sie über Ihr Veranstalterkonto den ersten Wertgutschein ausgestellt haben.
Zu den Einstellungen für Wertgutscheine als Zahlungsmethode gelangen Sie, indem Sie zu NavigationspfadIhre Veranstaltung dann Einstellungen dann Zahlung navigieren und auf den Button Einstellungen neben "Wertgutscheine" klicken. Hier können Sie die Verfügbarkeit der Zahlungsmethode nach Datum, Zeitraum in Bezug auf die Veranstaltung, Verkaufskanal und Region einschränken, so wie dies auch bei anderen Zahlungsmethoden möglich ist.
Wenn Sie für eine Veranstaltung Wertgutscheine als Zahlungsmittel nicht akzeptieren möchten, dann deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Aktiviere Zahlungsmethode" oben auf der Seite. Diese Einstellungen gelten auf Veranstaltungsebene. Daher müssen Sie sie für jede Veranstaltung einzeln ändern.
Wege für das Ausstellen von Wertgutscheinen#
Es gibt drei Wege, auf denen Sie Wertgutscheine für Ihre Kund*innen ausstellen können: den Verkauf in Ihrem Shop oder über pretixPOS, die Erstattung eines Kaufbetrags in Form eines Wertgutscheins und manuelles Ausstellen. Diese Wege werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Einen Wertgutschein als Angebot in Ihrem Shop erstellen#
Wenn Sie in Ihrem Shop Wertgutscheine verkaufen möchten, erstellen Sie diese wie jedes andere Produkt.
Navigieren Sie zu NavigationspfadIhre Veranstaltung dann
Produkte und klicken Sie auf den Button
Neues Produkt erstellen.
Wählen Sie als "Produkttyp" Kein Zutrittsprodukt und als "Umsatzsteuer" eine Steuer-Regel von 0,00 %.
Klicken Sie auf den Button Speichern und mit mehr Einstellungen fortfahren und wechseln Sie dann zum Reiter Zusätzliche Einstellungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Das Produkt ist ein Wertgutschein" und klicken Sie auf den Button Speichern. Wenn Sie das Kontrollkästchen neben "Freie Preiseingabe" aktivieren, kann Ihr*e Kund*in den Wert des Wertgutscheins frei wählen.
Nachdem Sie den Wertgutschein erstellt haben, erstellen Sie ein neues Kontingent und fügen Sie dort den Wertgutschein hinzu. Wertgutscheine unterliegen in der Regel keinerlei physischen Beschränkungen. Daher ist es sinnvoll, diesem Kontingent eine unbegrenzte Kapazität zuzuweisen, indem Sie das Feld "Gesamtkapazität" leer lassen.
Es empfiehlt sich, das Kontrollkästchen neben "Ignoriere dieses Kontingent für die Gesamt-Verfügbarkeit der Veranstaltung" zu aktivieren, da Wertgutscheine keine Zutrittsprodukte sind. Die Anzahl der von Ihnen verkauften Wertgutscheine hat nichts mit der Gesamtzahl der Eintrittskarten zu tun, die Sie für Ihre Veranstaltung verkaufen wollen.
Verwendung von Wertgutscheinen für Selbstbedienungs-Erstattungen#
pretix kann Erstattungen automatisch in Form von Wertgutscheinen ausstellen.
Um diese Funktion einzurichten, navigieren Sie zu NavigationspfadIhre Veranstaltung dann
Einstellungen dann Stornierung und öffnen Sie den Reiter Bezahlte Bestellungen.
Wählen Sie unter "Erstattungsmethode" entweder Kunden können zwischen einem Wertgutschein und einer Erstattung auf die ursprüngliche Zahlungsmethode wählen oder Alle Erstattungen werden als Wertgutscheine ausgegeben.
Klicken Sie auf den Button Speichern, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.
Aktivieren Sie Wertgutscheine als Zahlungsmethode für dieselbe Veranstaltung oder für andere aktuelle oder zukünftige Veranstaltungen, für die Kund*innen ihre Wertgutscheine realistischerweise einlösen möchten.
Wertgutscheine für manuelle Erstattungen verwenden#
Mit pretix können Sie eine Bestellung erstatten, indem Sie manuell einen Wertgutschein erstellen. Navigieren Sie zu NavigationspfadIhre Veranstaltung dann Bestellungen und klicken Sie auf die Bestellung, für die Sie eine Erstattung vornehmen möchten. Klicken Sie unter der Unterüberschrift "Zahlungen" auf den Button Betrag erstatten.
Wählen Sie den zu erstattenden Betrag und die gewünschte Aktion für die Bestellung aus und klicken Sie anschließend den Button Weiter. Geben Sie im Feld "Erstattungsbetrag" neben "Neuen Wertgutschein erstellen" einen Betrag größer als 0,00 ein. Optional können Sie außerdem ein "Ablaufdatum" auswählen.
Sobald Sie den Button Erstattung durchführen klicken, wird ein Wertgutschein mit dem angegebenen Wert erstellt. Anschließend gelangen Sie auf eine Seite mit dem Titel "E-Mail senden", wo Sie die Möglichkeit haben, dem*der Kund*in eine E-Mail mit dem Wertgutschein-Code zu senden. Für Erstattungen erstellte Wertgutscheine werden außerdem unter NavigationspfadIhr Veranstalter dann Wertgutscheine angezeigt.
Wertgutscheine manuell ausstellen#
Möglicherweise möchten Sie einen einzelnen Wertgutschein manuell ausstellen, beispielsweise wenn eine Kundin einen Gutschein in Papierform oder über eine andere Software erworben hat. Navigieren Sie dafür zu: NavigationspfadIhr Veranstalter dann Wertgutscheine. Sie gelangen dann auf eine Seite mit dem Titel "Ausgestellte Wertgutscheine", auf der ein Suchdialog, ein Button zum manuellen Ausstellen eines Wertgutscheins sowie eine Liste der bereits ausgestellten Wertgutschein-Codes angezeigt werden.
Hinweis
Sie können einen einmal erstellten Gutschein nicht löschen (nur entwerten – siehe hierzu Das Guthaben eines Wertgutscheins manuell ändern Wenn Sie diese Funktion lediglich vorab testen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Testgutschein". Dies bedeutet, dass der Wertgutschein nur gültig ist, solange sich Ihr Shop im Testmodus befindet.
Sie können einen im Testmodus erstellten Wertgutschein nicht in einen tatsächlich gültigen Wertgutschein umwandeln oder umgekehrt. Geben Sie außerhalb des Testmodus keine Wertgutscheine mit leicht zu erratenden Codes aus.
Klicken Sie auf den Button Wertgutschein manuell ausstellen. Das Feld "Wertgutschein-Code" ist bereits mit einem zufällig generierten Code ausgefüllt, den Sie nach Belieben ändern können. Jeder Code, den Sie hier manuell eingeben, muss zwischen 2 und 190 Zeichen lang sein und darf nur lateinische Buchstaben, Ziffern, Punkte und Bindestriche enthalten. Diakritische Zeichen wie Umlaute und Akzente werden nicht unterstützt.
Geben Sie einen "Wert des Wertgutscheins" ein, der größer als null ist. Wählen Sie eine Währung, die mit der Währung der Veranstaltungen übereinstimmt, für die Sie den Wertgutschein einsetzen möchten.
Wenn Sie einen Wertgutschein für den Testmodus erstellen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Testgutschein". Wenn Sie einen Wertgutschein für den Live-Shop erstellen möchten, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert. Ein für den Testmodus erstellter Wertgutschein funktioniert nur im Testmodus Ein Wertgutschein für den Live-Shop funktioniert hingegen nur, wenn der Shop live ist.
Der Standardwert in den Feldern "Ablaufdatum" hängt ab von der Option "Gültigkeit von Wertgutscheinen in Jahren" in den Veranstalter-Einstellungen. Wenn Sie den Inhalt der Felder "Ablaufdatum" löschen, bleibt der von Ihnen erstellte Wertgutschein unabhängig von den Einstellungen auf Veranstalterebene unbefristet gültig. Der Wertgutschein wird erstellt, sobald Sie auf Speichern klicken.
Ein einmal erstellter Wertgutschein kann nicht gelöscht werden. Sie können lediglich die folgenden Eigenschaften bearbeiten: Ablaufdatum und -zeit, Inhaber sowie besondere Gutscheinbedingungen. Navigieren Sie dafür zu NavigationspfadIhr Veranstalter dann Wertgutscheine, klicken Sie auf den Wertgutschein und anschließend auf den Button Bearbeiten. Wie Sie den Wert eines Wertgutscheins durch manuelle Transaktionen ändern, lesen Sie im Abschnitt Das Guthaben eines Wertgutscheins manuell ändern.
Fortgeschrittene Nutzung#
Einige zusätzliche Funktionen für Wertgutscheine sind nur für bestimmte Anwendungsfälle relevant. Mit pretix können Sie einen anderen Veranstalter einladen, Ihre Wertgutscheine anzunehmen, oder sich von einem anderen Veranstalter einladen lassen, dessen Wertgutscheine anzunehmen. Außerdem können Sie mit pretix Wertgutscheine manuell entwerten. Diese Vorgänge werden in den folgenden Abschnitten erläutert.
Wertgutscheine von verschiedenen Veranstaltern akzeptieren#
Andere Veranstalterkonten können von Ihnen ausgestellte Wertgutscheine akzeptieren. Standardmäßig werden von Ihrem Veranstalterkonto ausgestellte Wertgutscheine nur von Ihrem eigenen Veranstalterkonto akzeptiert. Sie können jedoch einen anderen Veranstalter einladen, Ihre Wertgutscheine zu akzeptieren.
Navigieren Sie dafür zu: NavigationspfadIhr Veranstalter dann Wertgutscheine dann Akzeptanz und klicken Sie auf den Button Neuen Veranstalter einladen. Geben Sie die Kurzform des Veranstalters in das Feld ein und klicken Sie auf Speichern. Daraufhin gelangen Sie zurück zur Seite mit den Akzeptanzeinstellungen, wo der Veranstalter nun mit dem Status "eingeladen" aufgeführt ist.
Der Veranstalter kann dann zu dieser Einstellungsseite navigieren und die Einladung über die Buttons "Annehmen" oder "Ablehnen" beantworten. Wenn er Ihre Einladung annimmt, wird auf der Seite sein Status als "aktiv" angezeigt. Sie können die Einladung zurückziehen oder ihm die Möglichkeit entziehen, Ihre Wertgutscheine anzunehmen, indem Sie auf den Button Entfernen klicken.
Wenn Sie in Ihren Shops die Wertgutscheine eines anderen Veranstalters akzeptieren möchten, bitten Sie diesen, Ihnen eine Einladung zu senden, und nehmen Sie sie wie oben beschrieben an. Die Abrechnung und Abwicklung über Geldbeträge zum Ausgleich dieser Transaktionen zwischen Ihnen und anderen Veranstaltern liegt in Ihrer eigenen Verantwortung. Für die Abwicklung der Abrechnung dieser Geldbeträge kann die Funktion "Einlösung von Wertgutscheinen" unter NavigationspfadVeranstalter dann Export hilfreich sein.
Das Guthaben eines Wertgutscheins manuell ändern#
Sie können das Guthaben eines Wertgutscheins manuell ändern. Dies ist sinnvoll, wenn ein Kunde einen Wertgutschein für eine Transaktion verwendet, die nicht über pretix erfasst wurde. Wenn Sie beispielsweise ein separates Kassensystem für den Verkauf von Speisen und Getränken verwenden und ein*e Kund*in an dieser Kasse einen Wertgutschein zur Bezahlung nutzt, können Sie das Guthaben des Wertgutscheins manuell um diesen Betrag reduzieren.
Navigieren Sie dafür zu: NavigationspfadIhr Veranstalter dann Wertgutsscheine und klicken Sie in der Liste auf den betreffenden Wertgutschein.
Tragen Sie den Grund für die Änderung in das Textfeld in der Spalte "Informationen" ein.
Der "Aktuelle Wert" des Wertgutscheins wird im Feld "Details" angezeigt.
Geben Sie den Betrag der Transaktion als Negativbetrag in das Feld "Wert" ein.
Bei einem Einkauf im Wert von 12,50 geben Sie beispielsweise -12,50 ein und klicken den Button
.
Dies fügt einen neuen Eintrag zur Liste der Transaktionen hinzu und die Eigenschaft "Aktueller Wert" des Wertgutscheins wird entsprechend angepasst.
Gehen Sie ebenso vor, um den Wert eines Wertgutscheins zu erhöhen oder zu verringern, falls dieser mit einem falschen Wert erstellt wurde. Wurde der Wertgutschein irrtümlich erstellt, ziehen Sie den gesamten Wert ab. Wenn Sie das tun und jemand danach versucht, den Wertgutschein in Ihrem Shop einzulösen, dann erscheint die Nachricht, dass das gesamte Guthaben des Wergutscheins aufgebraucht ist.