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Veranstaltungsreihe#

Nachdem Sie ein Veranstalterkonto eingerichtet haben, ist der nächste Schritt, eine Veranstaltungsreihe zu erstellen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine Veranstaltungsreihe anlegen und grundlegend einrichten. Hier ist ein kurzer Überblick über die Schritte dieses Abschnitts:

Das sind alle notwendigen Schritte, um eine Veranstaltungsreihe zu erstellen. Im folgenden Artikel dieses Tutorials fahren wir dann damit fort, unsere Produkte an unsere Bedürfnisse anzupassen.

Eine Veranstaltung erstellen#

Um eine Veranstaltungsreihe zu erstellen, müssen wir uns zuerst mit unserem pretix-Konto anmelden. Anschließend klicken wir auf den Button pretix.eu in der oberen linken Ecke der Webseite und gelangen so zur Übersicht. Dort erhalten wir einen Überblick über unsere nächsten Veranstaltungen. Jetzt klicken wir auf den Button Neue Veranstaltung erstellen.


Seite mit dem Titel "Neue Veranstaltung erstellen – Schritt 1", die Optionen zur Auswahl eines Veranstalterkontos, der Veranstaltungsart sowie der Sprachen zeigt.

Da eine Veranstaltung in pretix immer mit einem Veranstalterkonto verknüpft ist, müssen wir hier eines wählen. Wir wählen den Veranstalter, der diese Veranstaltung ausrichtet. In diesem Fall ist das der, den wir im vorherigen Schritt dieses Tutorials eingerichtet haben. Diese Auswahl können wir nicht mehr ändern, sobald wir die Veranstaltung erstellt haben. Daher müssen wir sicherstellen, dass wir hier das richtige Veranstalterkonto auswählen.

Wenn unser Konto nur auf ein einziges Veranstalterkonto Zugriff hat, wählt pretix dieses Veranstalterkonto automatisch für dieses Feld aus.

Als Nächstes müssen wir die Veranstaltungsart auswählen. Es gibt zwei Optionen: "Einzelveranstaltung oder Shop, der keine Veranstaltung ist" und "Veranstaltungsreihe oder Zeitslotbuchung". Für dieses Tutorial möchten wir einen Shop für ein Museum erstellen, das über eine ganze Saison hinweg mehrere Tage in der Woche geöffnet ist. Daher wählen wir die Option "Veranstaltungsreihe oder Zeitslotbuchung".

Wir legen fest, welche Sprachen wir für die Veranstaltung verwenden wollen. Standardmäßig sollten die Sprachen aktiv sein, die wir bei der Einrichtung des Veranstalterkontos ausgewählt haben. Wir aktivieren oder deaktivieren die Sprachen nach Bedarf.

Es ist zwar möglich, Sprachen später hinzuzufügen oder zu entfernen. Wir werden uns aber dennoch bereits jetzt festlegen. So behalten wir den Überblick darüber, welche Übersetzungen wir noch hinzufügen müssen, beispielsweise für die Beschreibung unserer Veranstaltung.

Sobald wir mit unserer Auswahl zufrieden sind, klicken wir auf den Button Weiter.

Note

pretix offers many settings and customizations where you input your own text, for example, the description on the organizer page, the name of your events, and so on. You will need to provide a translation in every language you choose here for each individual item. This can amount to a lot of work. We recommend using no more than two or three languages at a time unless you are working with dedicated translators.

Seite mit dem Titel "Neue Veranstaltung erstellen – Schritt 2", die Optionen zur Auswahl von Veranstaltungstitel, Kurzform, Datum, Veranstaltungsort und Geo-Koordinaten für die Veranstaltung zeigt. Nicht abgebildet: Veranstaltungswährung, Umsatzsteuersatz, Zeitzone und Start- und Enddatum des Vorverkaufs.

Wir werden nun aufgefordert, einen Titel und eine Kurzform für die Veranstaltungsreihe anzugeben. Für dieses Tutorial erstellen wir einen Shop für die Saison 2027. Deshalb geben wir im Feld "Veranstaltungstitel" Tutorial Museum ein. Für das Feld "Kurzform" denken wir uns eine Abkürzung für "Tutorial-Museum" aus. Außerdem fügen wir die letzten beiden Ziffern des Jahres hinzu.

In das Feld geben wir `tutmus27` ein. pretix fügt die Kurzform an die URL des Veranstalters an. In unserem Fall ergibt sich daraus die folgende URL: https://pretix.eu/tut/tutmus27

Note

The short form may only contain letters, numbers, dots and hyphens. It may not contain spaces. It may not contain other special characters. Spaces and special characters other than dots and hyphens would render the URL invalid.

Genau wie der Name und die Kurzform ist auch der Veranstaltungsbeginn eine Pflichtangabe. Wir geben den 1. Januar 2027 in das Feld "Veranstaltungsbeginn" ein.

Da wir unseren Veranstaltungsort bereits kennen, geben wir diesen bei pretix ein. Diese Angabe ist optional. Wir können sie später noch ändern. pretix verwendet unsere Eingabe im Feld "Veranstaltungsort", um in OpenStreetMap nach diesem Ort zu suchen.

Wenn pretix den Ort findet, werden die Felder "Geo-Koordinaten" automatisch ausgefüllt. Außerdem wird die Kartenvorschau auf diesen Ort zentriert. Wenn keine Ergebnisse für die Eingabe gefunden werden, können wir die Markierung auf der Karte manuell an den Veranstaltungsort ziehen. Dadurch werden die Felder "Geo-Koordinaten" automatisch aktualisiert. Alternativ können wir die erweiterte Suchfunktion auf OpenStreetMap.org nutzen und die Koordinaten in die Felder "Geo-Koordinaten" kopieren.

Wir müssen eine Währung für unsere Veranstaltungsreihe auswählen. Wir klicken das Dropdown-Menü "Veranstaltungswährung" und wählen Euro.

Auf dieser Seite können wir außerdem einen Umsatzsteuersatz für unsere Veranstaltungsreihe festlegen. Es ist möglich, die Steuer-Regeln zu ändern, nachdem wir die Veranstaltungsreihe bereits angelegt haben. Unser Museum befindet sich in Deutschland und für alle unsere Produkte gilt ein einheitlicher Prozentsatz. Daher fügen wir hier eine Steuer-Regel von 19 % hinzu.

Hinweis

Jede Steuerregel, die sie einem Produkt zuweisen, müssen Sie zuerst erstellen. Wenn mehrere verschiedene Steuersätze auf Ihre Produkte zutreffen, dann erstellen Sie eine Steuerregel für jeden davon. Wenn Sie Produkte mit einem Steuersatz von 0 % verkaufen (wie z.B. Wertgutscheine), dann müssen Sie trotzdem zuerst eine Steuerregel von 0 % anlegen. Für mehr Informationen lesen Sie unseren Guide zum Anlegen von Steuerregeln.

Sobald wir mit unserer Auswahl zufrieden sind, klicken wir den Button Weiter.

Warnung

Die pretix-Dokumentation ist weder Rechtsberatung noch Finanzberatung. Konsultieren Sie eine*n Steuerberater*in, bevor Sie für Ihren Shop Steuerregeln einrichten. Wir übernehmen keine Haftung für den korrekten Umgang mit Steuern in Ihrem Ticketshop.


Seite mit dem Titel "Neue Veranstaltung erstellen – Schritt 3", die eine Infobox zeigt, in der der Benutzer aufgefordert wird, alle Einstellungen sorgfältig zu überprüfen. Außerdem gibt es die Option, Einstellungen aus einer zuvor erstellten Veranstaltung zu importieren.

Anschließend werden wir gefragt, ob wir Informationen aus einer zuvor erstellten Veranstaltung kopieren möchten. Diese Option kann uns ab der zweiten Veranstaltung viel Arbeit ersparen. Da dies aber die erste Veranstaltung ist, die wir mit diesem Veranstalterkonto organisieren, behalten wir die Standardeinstellung ("Nicht übernehmen") bei und klicken Weiter.


Seite mit dem Titel "Herzlichen Glückwunsch! Sie haben gerade eine Veranstaltung erstellt!", die einen Button zum Erstellen eines ersten Produkts sowie zehn Reiter zum Wechseln zu verschiedenen Einstellungen zeigt.

pretix bringt uns jetzt zur Seite mit den allgemeinen Einstellungen für die Veranstaltungsreihe. Im Feld "Kontakt-E-Mail" geben wir eine allgemeine E-Mail-Adresse an, unter der unsere Kund*innen uns erreichen können. Diese E-Mail-Adresse wird in der Fußzeile unserer Shop-Seite mit der Bezeichnung "Kontakt" angezeigt. Außerdem geben wir im Feld "Impressum (URL)" eine URL zu den rechtlichen Impressumsangaben für den Online-Auftritt unserer Organisation an. Diese beiden Angaben sind zwingend erforderlich, damit unser Ticket-Shop veröffentlicht werden kann.

Sobald wir unten auf der Seite Speichern klicken, leitet uns pretix zu einem Überblick über die Veranstaltung weiter. Dieser Überblick enthält den Veranstaltungstitel und die Zeitpläne für den Ticket- und den Vorverkauf. Außerdem können wir den Status unseres Ticketshops sehen. Der Ticketshop sollte sich zu diesem Zeitpunkt im Testmodus befinden.

Veranstaltungs-Übersicht#

Nachdem wir unsere Veranstaltung erstellt haben, stehen uns jetzt alle möglichen Optionen für die Veranstaltung zur Verfügung. Wir können die Veranstaltungs-Übersicht aufrufen, indem wir oben links den Button pretix.eu klicken und anschließend unsere Veranstaltung in der Liste "Ihre nächsten Veranstaltungen" auswählen. Die Veranstaltungs-Übersicht gibt uns einen Überblick über die grundlegenden Informationen und den Status der Veranstaltung. Sie ermöglicht uns, interne Kommentare für uns selbst oder unser Team zu hinterlassen, und protokolliert die letzten Änderungen.

Screenshot der Übersicht für eine Beispielveranstaltung mit dem Titel "Tutorial-Konferenz", der den Veranstaltungstitel, Buttons zum Teilen der Veranstaltung, den Zeitplan, eine Übersicht über Bestellungen, Zahlungen und verbleibende Tickets sowie ein Feld für interne Kommentare zeigt. Nicht abgebildet: Veranstaltungs-Protokolle zu den letzten Änderungen.

Derzeit wird in der Übersicht wahrscheinlich eine Warnung angezeigt, dass unser Veranstalterkonto noch nicht aktiv ist. Wenn wir diese Warnung zum ersten Mal sehen, klicken wir den Link und geben die erforderlichen Informationen in das Formular ein.

Die Aktivierung eines Kontos erfolgt manuell und kann je nach Verfügbarkeit des pretix-Teams einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Team wird unser Konto am folgenden Werktag aktivieren. Bis dahin bleibt die Warnung bestehen, auch wenn wir bereits alle erforderlichen Angaben gemacht haben.

Kunden- und Teilnehmerdaten#

Wenn sich ein*e Kund*in eine Rechnung mit vollständigem Namen wünscht, möchten wir diese auch ausstellen können. Dazu müssen wir beim Kauf die Namen unserer Teilnehmer*innen erfassen.

In der Veranstaltungs-Übersicht klicken wir in der Seitenleiste auf Einstellungen. Dadurch gelangen wir zur Seite mit den allgemeinen Einstellungen für die Veranstaltung. Wir öffnen oben den Reiter Kunden- und Teilnehmerdaten. Mit den Optionen auf diesem Reiter können wir Fragen zu bestimmten Informationen für jedes gekaufte Ticket einrichten. Wir scrollen nach unten zur Zwischenüberschrift "Teilnehmerdaten (einmal pro personalisiertem Ticket)".

Wir setzen "Name Teilnehmer*in" auf "Fragen, Eingabe ist verpflichtend". Im Textfeld "Erklärung zu Teilnehmerdatenerfassung" fügen wir eine Erklärung hinzu, warum wir die betreffenden Daten erfassen. Unsere Erklärung lautet wie folgt: "Wir verwenden Ihren Namen, um auf Wunsch eine Rechnung auszustellen."

Unter "Formular-Einstellungen" können wir das Format auswählen, in dem pretix die Teilnehmer nach Namen und Titeln fragt. Wir wählen Frage nach Titel + Vorname + Nachname, anzeigen als Dr. Max Mustermann für Namen und Freie Texteingabe für Titel. Wenn wir diese Einstellungen ändern, nachdem bereits Bestellungen eingegangen sind, kann dies zu Problemen beim Sortieren oder Ändern von Namen führen. Daher legen wir unsere Auswahl hier endgültig fest, bevor wir den Ticketshop veröffentlichen.

Um diese Einstellungen zu speichern, klicken wir den Button Speichern.

Shop-Design#

Screenshot des Reiters "Shop-Design", der Optionen für das Header-Bild und das Social-Media-Bild sowie einen gesperrten Bereich am unteren Rand zeigt.

Wenn wir oben auf den Reiter "Shop-Design" wechseln, können wir Bilder zu unserem Ticketshop hinzufügen und dessen Farben anpassen. Ein Klick auf den Button Shop aufrufen in der Leiste oben führt uns zu einer Vorschau des Shops aus Sicht der Kund*innen. Ein mit pretix Hosted erstellter Shop ist standardmäßig unter https://pretix.eu/OrganizerShortForm/EventShortForm/ zu finden. Der Shop, den wir für dieses Tutorial erstellen, befindet sich unter https://pretix.eu/tut/tutmus27/.

Standardmäßig wird in der Kopfzeile unseres Shops der Name der Veranstaltung angezeigt. Über die Einstellungen des Shop-Designs können wir den Titel durch ein Header-Bild ersetzen, das unsere Kund*innen über unser Museum informiert (beispielsweise durch den Namen unseres Museums, das Logo oder ein eindeutiges Design).

Wir fügen das Header-Bild hinzu, indem wir den Button Durchsuchen… neben der Option "Header-Bild" klicken. Dort wählen wir von unserem Computer eine PNG-Datei mit einer Auflösung von 1140 × 120 Pixel aus. Standardmäßig ersetzt das Header-Bild den Titel der Veranstaltung oben auf der Seite. Wir möchten den Veranstaltungstitel jedoch weiterhin anzeigen. Daher aktivieren wir das Kontrollkästchen neben "Veranstaltungs-Titel auch anzeigen, obwohl ein Header-Bild hochgeladen wurde".

Außerdem laden wir eine PNG-Datei für die Option "Social-Media-Bild" hoch. pretix verwendet dieses Bild als Vorschau für alle Links zu unserem Ticket-Shop, die wir auf Social Media veröffentlichen. Wenn wir hier keine Datei hochladen, verwendet pretix stattdessen das Header-Bild für die Vorschau.

Alle Änderungen, die wir auf dieser Seite vornehmen, werden erst im Ticketshop sichtbar, nachdem wir den Button Speichern geklickt haben.

Abschluss#

Wir haben den vierstufigen Prozess zur Erstellung einer Veranstaltungsreihe durchlaufen und uns auf der Veranstaltungs-Übersicht einen Überblick über den Status der Veranstaltung verschafft. Außerdem haben wir die Erfassung von Kunden- und Teilnehmerdaten aktiviert und Bilder zum Ticketshop hinzugefügt. Die Veranstaltungsreihe erstreckt sich über die gesamte Saison 2027 unseres Museums. Bislang sind noch keine einzelnen Termine enthalten. Bevor wir diese einzelnen Termine jedoch anlegen können, müssen wir zunächst die Produkte vorbereiten.