ePayBL

Note

Since ePayBL is only available to german federal, provincial and communal entities, the following page is also only provided in german. Should you require assistance with ePayBL and do not speak this language, please feel free reach out to support@pretix.eu.

Einführung

Note

Sollten Sie lediglich schnell entscheiden wollen, welcher Kontierungsmodus in den Einstellungen des pretix ePayBL-plugins gewählt werden soll, so springen Sie direkt zur Sektion Kontierungsmodus.

ePayBL - das ePayment-System von Bund und Länder - ist das am weitesten verbreitete Zahlungssystem für Bundes-, Länder- sowie kommunale Aufgabenträger. Während es nur wie eines von vielen anderen Zahlungssystemen scheint, so bietet es seinen Nutzern besondere Vorteile, wie die automatische Erfassung von Zahlungsbelegen, dem Übertragen von Buchungen in Haushaltskassen/-systeme sowie die automatische Erfassung von Kontierungen und Steuermerkmalen.

Rein technisch gesehen ist ePayBL hierbei nicht ein eigenständiger Zahlungsdienstleister sondern nur ein eine Komponente im komplexen System, dass die Zahlungsabwicklung für Kommunen und Behörden ist.

Im folgenden der schematische Aufbau einer Umgebung, in welcher ePayBL zum Einsatz kommt:

Quelle: Integrationshandbuch ePayBL-Konnektor, DResearch Digital Media Systems GmbH

In diesem Schaubild stellt pretix, bzw. die von Ihnen als Veranstalter angelegten Ticketshops, das Fachverfahren dar.

ePayBL stellt das Bindeglied zwischen den Fachverfahren, Haushaltssystemen und dem eigentlichen Zahlungsdienstleister, dem sog. ZV-Provider dar. Dieser ZV-Provider ist die Stelle, welche die eigentlichen Kundengelder einzieht und an den Händler auszahlt. Das Gros der Zahlungsdienstleister unterstützt pretix hierbei auch direkt; sprich: Sollten Sie die Anbindung an Ihre Haushaltssysteme nicht benötigen, kann eine direkte Anbindung in der Regel ebenso - und dies bei meist vermindertem Aufwand - vorgenommen werden.

In der Vergangenheit zeigte sich jedoch schnell, dass nicht jeder IT-Dienstleister immer sofort die neueste Version von ePayBL seinen Nutzern angeboten hat. Die Gründe hierfür sind mannigfaltig: Von fest vorgegebenen Update-Zyklen bis hin zu Systeme mit speziellen Anpassungen, kann leider nicht davon ausgegangen werden, dass alle ePayBL-Systeme exakt gleich ansprechbar sind - auch wenn es sich dabei eigentlich um einen standardisierten Dienst handelt.

Aus diesem Grund gibt es mit dem ePayBL-Konnektor eine weitere Abstraktionsschicht welche optional zwischen den Fachverfahren und dem ePayBL-Server sitzt. Dieser Konnektor wird so gepflegt, dass er zum einen eine dauerhaft gleichartige Schnittstelle den Fachverfahren bietet aber gleichzeitig auch mit jeder Version des ePayBL-Servers kommunizieren kann - egal wie neu oder alt, wie regulär oder angepasst diese ist.

Im Grunde müsste daher eigentlich immer gesagt werden, dass pretix eine Anbindung an den ePayBL-Konnektor bietet; nicht an “ePayBL” oder den “ePayBL-Server”. Diese Unterscheidung kann bei der Ersteinrichtung und Anforderung von Zugangsdaten von Relevanz sein. Da in der Praxis jedoch beide Begriffe gleichbedeutend genutzt werden, wird im Folgenden auch nur von einer ePayBL-Anbindung die Rede sein - auch wenn explizit der Konnektor gemeint ist.

Kontierungsmodus

ePayBL ist ein Produkt, welches für die Abwicklung von Online-Zahlungsvorgängen in der Verwaltung geschaffen wurde. Ein Umfeld, in dem klar definiert ist, was ein Kunde gerade bezahlt und wohin das Geld genau fließt. Diese Annahmen lassen sich in einem Ticketshop wie pretix jedoch nur teilweise genauso abbilden.

Die ePayBL-Integration für pretix bietet daher zwei unterschiedliche Modi an, wie Buchungen erfasst und an ePayBL und damit auch an die dahinterliegenden Haushaltssysteme gemeldet werden können.

Kontierung pro Position/Artikel

Dieser Modus versucht den klassischen, behördentypischen ePayBL-Zahlungsvorgang abzubilden: Jede einzelne Position, die ein Kunde in den Warenkorb legt, wird auch genauso 1:1 an ePayBL und die Hintergrundsysteme übermittelt.

Hierbei muss zwingend auch für jede Position ein Kennzeichen für Haushaltsstelle und Objektnummer, sowie optional ein Kontierungsobjekt (HREF; bspw. stsl=Steuerschlüssel;psp=gsb:Geschäftsbereich,auft:Innenauftrag,kst:Kostenstelle; ) übermittelt werden.

Diese Daten sind vom Veranstalter entsprechend für jeden in der Veranstaltung angelegten Artikel innerhalb des Tabs “Zusätzliche Einstellungen” der Produkteinstellungen zu hinterlegen.

Während diese Einstellung eine größtmögliche Menge an Kontierungsdaten überträgt und auch ein separates Verbuchen von Leistungen auf unterschiedliche Haushaltsstellen erlaubt, so hat diese Option auch einen großen Nachteil: Der Kunde kann nur eine Zahlung für seine Bestellung leisten.

Während sich dies nicht nach einem großen Problem anhört, so kann dies beim Kunden zu Frust führen. pretix bietet die Option an, dass ein Veranstalter eine Bestellung jederzeit verändern kann: Ändern von Preisen von Positionen in einer aufgegebenen Bestellung, Zubuchen und Entfernen von Bestellpositionen, etc. Hat der Kunde seine ursprüngliche Bestellung jedoch schon bezahlt, kann pretix nicht mehr die komplette Bestellung mit den passenden Kontierungen übertragen - es müsste nur ein Differenz-Abbild zwischen Ursprungsbestellung und aktueller Bestellung übertragen werden. Aber auch wenn eine “Nachmeldung” möglich wäre, so wäre ein konkretes Auflösen für was jetzt genau gezahlt wird, nicht mehr möglich.

Daher gilt bei der Nutzung der Kontierung pro Position/Artikel: Der Kunde kann nur eine (erfolgreiche) Zahlung auf seine Bestellung leisten.

Eine weitere Einschränkung dieses Modus ist, dass aktuell keine Gebühren-Positionen (Versandkosten, Zahlungs-, Storno- oder Servicegebühren) in diesem Modus übertragen werden können. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie diese Funktionalität benötigen.

Kontierung pro Zahlvorgang

Dieser Modus verabschiedet sich vom behördlichen “Jede Position gehört genau zu einem Haushaltskonto und muss genau zugeordnet werden”. Stattdessen werden alle Bestellpositionen - inklusive eventuell definierter Gebühren - vermengt und nur als ein großer Warenkorb, genauer gesagt: eine einzige Position an ePayBL sowie die Hintergrundsysteme gemeldet.

Während im “pro Postion/Artikel”-Modus jeder Artikel einzeln übermittelt wird und damit auch korrekt pro Artikel der jeweilige Brutto- und Nettopreis, sowie der anfallende Steuerbetrag und ein Steuerkennzeichen (mit Hilfe des optionalen HREF-Attributs) übermittelt werden, ist dies im “pro Zahlvorgang”-Modus nicht möglich.

Stattdessen übermittelt pretix nur einen Betrag für den gesamten Warenkorb: Bruttopreis == Nettopreis. Der Steuerbetrag wird hierbei als 0 übermittelt.

Die Angabe einer Haushaltsstelle und Objektnummer, sowie optional der HREF-Kontierungsinformationen ist jedoch weiterhin notwendig - allerdings nicht mehr individuell für jeden Artikel/jede Position sondern nur für die gesamte Bestellung. Diese Daten sind direkt in den ePayBL-Einstellungen der Veranstaltung unter Einstellungen -> Zahlung -> ePayBL vorzunehmen

In der Praxis bedeutet dies, dass in einem angeschlossenen Haushaltssystem nicht nachvollzogen kann, welche Positionen konkret erworben und bezahlt wurden - stattdessen kann nur der Fakt, dass etwas verkauft wurde erfasst werden.

Je nach Aufbau und Vorgaben der Finanzbuchhaltung kann dies jedoch ausreichend sein - wenn bspw. eine Ferienfahrt angeboten wird und seitens der Haushaltssysteme nicht erfasst werden muss, wie viel vom Gesamtbetrag einer Bestellung auf die Ferienfahrt an sich, auf einen Zubringerbus und einen Satz Bettwäsche entfallen ist, sondern (vereinfacht gesagt) es ausreichend ist, dass “Eine Summe X für die Haushaltsstelle/Objektnummer geflossen ist”.

Dieser Modus der Kontierung bietet Ihnen auch als Vorteil gegenüber dem vorhergehenden an, dass die Bestellungen der Kunden jederzeit erweitert und verändert werden können - auch wenn die Ursprungsbestellung schon bezahlt wurde und nur noch eine Differenz gezahlt wird.

Einschränkungen

Zum aktuellen Zeitpunkt erlaubt die pretix-Anbindung an ePayBL nicht das durchführen von Erstattungen von bereits geleisteten Zahlungen. Der Prozess hierfür unterscheidet sich von Behörde zu Behörde und muss daher händisch durchgeführt werden.